1. 1. Contexte

ExoWeb Inc. est une société par actions de régime provincial qui traite des renseignements personnels dans le cadre de ses activités.

ExoWeb Inc. est une société canadienne basée à Saint-Hyacinthe dans la province de Québec.

ExoWeb Inc. fournit des services d'hébergement Web, gestion de noms de domaine, sécurité en ligne (Anti-Pourriels, Certificats SSL), maintenance de sites Web.

La présente politique vise à assurer la protection des renseignements personnels et à encadrer la manière dont ExoWeb Inc. les collecte, les utilise, les communique, les conserve et les détruit ou dont, autrement, elle les gère. De plus, elle vise à informer toute personne intéressée sur la manière dont ExoWeb Inc. traite leurs renseignements personnels. Elle vise également le traitement des renseignements personnels recueillis par ExoWeb Inc. par un moyen technologique.

2. 2. Application et définitions

Cette politique s’applique à ExoWeb Inc., ce qui inclut notamment ses dirigeants, employés, consultants, bénévoles, ainsi qu’à toute personne qui, autrement, fournit des services pour le compte de ExoWeb Inc. Elle s’applique également à l’égard du site internet de ExoWeb Inc., ainsi que par tous les sites internet contrôlés et maintenus par ExoWeb Inc.

Elle vise tous les types de renseignements personnels gérés par ExoWeb Inc., que ce soit les renseignements de ses clients, potentiels ou actuels, ses consultants, ses employés, ses membres ou toutes autres personnes (comme les visiteurs de ses sites internet ou autre).

Pour l’application des présentes, un  renseignement personnel est un renseignement qui concerne une personne physique et qui permet, directement ou indirectement, de l’identifier. Par exemple, il pourrait s’agir du nom, de l’adresse, de l’adresse courriel, du numéro de téléphone, du genre ou de renseignements bancaires d’une personne, de renseignements sur sa santé, son origine ethnique, sa langue, etc.

Un  renseignement personnel sensible est un renseignement envers lequel il y a un haut degré d’attente raisonnable en matière de vie privée, p. ex. les renseignements de santé, renseignements bancaires, renseignements biométriques, orientation sexuelle, origine ethnique, opinions politiques, croyances religieuses ou philosophiques, etc.

De manière générale, les  coordonnées professionnelles ou d’affaires d’une personne ne constituent pas des renseignements personnels, par exemple le nom, le titre, l’adresse, l’adresse courriel ou le numéro de téléphone au travail d’une personne. Plus particulièrement et par souci de précision, au sens de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé du Québec, et à compter du 22 septembre 2023, les sections 3 (collecte, utilisation, communication), 4 (conservation et destruction) et 6 (sécurité des données) ne s’appliquent pas aux renseignements d’une personne relatifs à l’exercice d’une fonction dans une entreprise, tels que son nom, son titre, sa fonction, ainsi que l’adresse, l’adresse courriel et le numéro de téléphone de son lieu de travail.

Ces mêmes paragraphes ne s’appliquent pas non plus à un  renseignement personnel qui a un caractère public en vertu de la loi, et ce, dès l’entrée en vigueur de la présente politique.

3. 3. Votre consentement

En accédant à notre site web, en utilisant nos produits ou services, vous confirmez avoir accepté nos Conditions d'utilisation ainsi que notre Politique d'Utilisation Acceptable. Vous reconnaissez également avoir pris connaissance de cette Politique de confidentialité, l'avoir comprise et donner votre accord pour que vos informations soient traitées conformément aux modalités décrites dans celle-ci.

Vous avez le droit de retirer votre consentement quant au traitement de vos données personnelles à tout moment, sous réserve des obligations légales et contractuelles applicables, en nous en informant avec un préavis raisonnable. Cependant, cela pourrait limiter notre capacité à vous offrir certains services ou produits.

Pour plus de renseignements sur les conséquences du retrait de votre consentement, ou pour nous signaler votre décision de le retirer, veuillez contacter notre service de protection des données en utilisant les informations de contact au bas de cette page.

4. 4. Collecte, utilisation et communication

Dans le cadre de ses activités, ExoWeb Inc. peut collecter différents types de renseignements, et ce, à différentes fins. Les types de renseignement que ExoWeb Inc. pourrait collecter, leur utilisation (ou l’objectif visé) ainsi que les moyens par lesquels les renseignements sont recueillis sont indiqués à l’ Annexe A de la présente politique.

ExoWeb Inc. informera également les personnes concernées, au moment de la collecte de renseignements personnels, de tout autre renseignement recueilli, des fins pour lesquelles ils sont collectés et les moyens de la collecte, en plus des autres informations à fournir tel que requis par la loi.

ExoWeb Inc. applique les principes généraux suivants relativement à la collecte, l’utilisation et la communication de renseignements personnels :

Consentement  :

• De façon générale, ExoWeb Inc. collecte les renseignements personnels directement auprès de la personne concernée et avec son consentement, sauf si une exception est prévue par la loi. Le consentement peut être obtenu de façon implicite dans certaines situations, par exemple, lorsque la personne décide de fournir ses renseignements personnels après avoir été informée par la présente politique sur  l’utilisation et la communication aux fins qui y sont indiquées (voir l’ Annexe A pour plus de détails). Ainsi, la présente politique et les informations qu’elle contient pourront être consultées par la personne concernée au moment de la collecte de renseignements personnels.

• Normalement, ExoWeb Inc. doit également obtenir le consentement de la personne concernée avant de collecter ses renseignements personnels auprès de tiers, avant de les communiquer à des tiers ou pour toute utilisation secondaire de ceux-ci. Toutefois ExoWeb Inc. peut agir sans consentement dans certains cas prévus par la loi et dans les conditions prévues par celle-ci. Les principales situations où ExoWeb Inc. peut agir sans consentement sont indiquées dans les sections pertinentes de la présente politique.

Collecte  :

• Dans tous les cas, ExoWeb Inc. ne collecte des renseignements que s’il a une raison valable de le faire. De plus,  la collecte ne sera limitée qu’au renseignement nécessaire dont il a besoin pour remplir l’objectif visé.

• Veuillez noter que les services et programmes de ExoWeb Inc. ne visent pas les personnes mineures, et de façon plus générale, ExoWeb Inc. n’obtient pas intentionnellement de renseignements personnels concernant des mineurs (dans ces cas, les renseignements ne peuvent être recueillis auprès de lui sans le consentement d’un parent ou tuteur).

• ExoWeb n'a aucun intérêt avec vos informations personnelles sensibles, nous vous demandons donc de ne pas nous envoyer ou nous divulguer ce qui attrait à, par exemple, les numéros d'assurance sociale ou de sécurité sociale, les informations relatives à la race ou l'origine ethnique, les opinions politiques, la religion ou les croyances, le genre et la sexualité, la santé, les antécédents judiciaires, l'appartenance syndicale ou tout autre renseignements qui ne pourraient pas être utiles à la création d'un profil client de base.

• Collecte auprès de tiers :
  
  ExoWeb Inc. peut collecter des renseignements personnels auprès de tiers. À moins d’une exception prévue par la loi, ExoWeb Inc. demandera le consentement de la personne concernée avant de collecter des renseignements personnels qui la concernent auprès d’un tiers. Dans le cas où un tel renseignement n’est pas collecté directement auprès de la personne, mais auprès d’une autre organisation, la personne concernée peut demander la source des renseignements collectés à ExoWeb Inc.

Dans certaines situations, ExoWeb Inc. peut également collecter des renseignements personnels auprès de tiers, sans le consentement de la personne concernée, si elle a un intérêt sérieux et légitime à le faire et a) si la cueillette est dans l’intérêt de la personne et qu’il n’est pas possible de le faire auprès d’elle en temps utile, ou b) si cette cueillette est nécessaire pour s’assurer que les renseignements sont exacts.

Également, ExoWeb Inc. peut recueillir des renseignements personnels, indirectement, en ayant notamment recours à :

• Fournisseur de service tel que autre hébergeur, courriel, développeur, agence marketing, registraire de domaine, etc... qui dispose de ses propres  conditions et de sa  propre politique de confidentialité, qu’il est possible de consulter pour plus d’informations.

Cette collecte par l’entremise de tiers peut s’avérer nécessaire pour recourir à certains services ou programmes, ou pour autrement faire affaire avec ExoWeb Inc. Lorsque requis, ExoWeb Inc. recueillera le consentement de la personne au moment opportun.

Détention et utilisation  :

• ExoWeb Inc. veille à ce que les renseignements qu’elle détient soient à jour et exacts au moment de leur utilisation pour prendre une décision relative à la personne visée.

• ExoWeb Inc. ne peut utiliser les renseignements personnels d’une personne que pour les raisons indiquées aux présentes ou pour toutes autres raisons fournies lors de la collecte. Dès que ExoWeb Inc. veut utiliser ces renseignements pour une autre raison ou une autre fin, un nouveau consentement devra être obtenu de la personne concernée, lequel devra être obtenu de façon expresse s’il s’agit d’un renseignement personnel sensible. Cependant, dans certains cas prévus par la loi, ExoWeb Inc. peut utiliser les renseignements à des fins secondaires  sans le consentement de la personne, p. ex. :
  •    -Lorsque cette utilisation est manifestement au bénéfice de cette personne;
  •    -Lorsque cela est nécessaire pour prévenir ou détecter une fraude;
  •    -Lorsque cela est nécessaire pour évaluer ou améliorer des mesures de protection et de sécurité.

• Accès limité:
  ExoWeb Inc. doit mettre en place des mesures pour limiter l’accès à un renseignement personnel seulement aux employés et aux personnes au sein de son organisation qui ont la qualité pour en prendre connaissance et pour qui ce renseignement est nécessaire dans l’exercice de leurs fonctions. ExoWeb Inc. demandera le consentement de la personne avant d’accorder l’accès à toute autre personne.

Communication  :

• Généralement, et à moins d’une exception indiquée dans la présente politique ou autrement prévue par la loi, ExoWeb Inc. obtiendra le consentement de la personne concernée avant de communiquer ses renseignements personnels à un tiers. De plus, lorsque le consentement est nécessaire et lorsqu’il s’agit d’un renseignement personnel sensible, ExoWeb Inc. devra obtenir le consentement explicite de la personne avant de communiquer le renseignement.

• Cependant, la communication des renseignements personnels à des tiers est parfois nécessaire. Ainsi, des renseignements personnels peuvent être communiqués à des tiers  sans le consentement de la personne concernée dans certains cas, notamment, mais non exclusivement, dans les cas suivants:

• •    -ExoWeb Inc. peut communiquer un renseignement personnel, sans le consentement de la personne concernée, à un organisme public (comme le gouvernement) qui, par un de ses représentants, le recueille dans l’exercice de ses attributions ou la mise en œuvre d’un programme dont il a la gestion.
  •    -Des renseignements personnels pourront être transmis à ses fournisseurs de service à qui il est nécessaire de communiquer les renseignements, et ce, sans le consentement de la personne. Par exemple, ces fournisseurs de services peuvent être des organisateurs d’événements, des sous-traitants de ExoWeb Inc. désignés pour l’exécution de mandats dans les programmes administrés par ExoWeb Inc. et des fournisseurs de services infonuagiques. Dans ces cas, ExoWeb Inc. doit avoir des contrats écrits avec ces fournisseurs qui indique les mesures qu’ils doivent prendre pour assurer la confidentialité des renseignements personnels communiqués, que l’utilisation de ces renseignements ne soit faite que dans le cadre de l’exécution du contrat et qu’ils ne peuvent conserver ces renseignements après son expiration. De plus, ces contrats doivent prévoir que les fournisseurs doivent aviser le responsable de la protection des renseignements personnels de ExoWeb Inc. (indiqué dans la présente politique) de toute violation ou tentative de violation des obligations de confidentialité concernant les renseignements personnels communiqués et doivent permettre à ce responsable d’effectuer toute vérification relative à cette confidentialité.
  •    -Si cela est nécessaire aux fins de la conclusion d’une transaction commerciale, ExoWeb Inc. pourrait également communiquer un renseignement personnel, sans le consentement de la personne concernée, à l’autre partie de la transaction et sous réserve des conditions prévues par la loi.

• Communication à l’extérieur du Québec:
  Il est possible que les renseignements personnels détenus par ExoWeb Inc. soient communiqués à l’extérieur du Québec, par exemple, lorsque ExoWeb Inc. a recours à des fournisseurs de services infonuagiques dont le ou les serveurs se situent hors Québec ou lorsque ExoWeb Inc. fait affaire avec des sous-traitants situés en dehors de la province.

Informations supplémentaires sur les technologies utilisées  :

• Utilisation de témoins de connexion

Des témoins de connexion sont des fichiers de données transmis à l’ordinateur du visiteur d’un site internet par son navigateur Web lorsqu’il consulte ce site et peuvent avoir plusieurs utilités.

Les sites internet contrôlés par ExoWeb Inc. utilisent des témoins de connexion notamment :

• Pour mémoriser les réglages et préférences des visiteurs, par exemple pour le choix de la langue et pour permettre le suivi de la session courante.
• À des fins statistiques pour connaître le comportement des visiteurs, le contenu consulté et permettre l’amélioration du site internet.

Les sites internet contrôlés par ExoWeb Inc. utilisent les types de témoins suivants :

• Témoins de session: Il s’agit de témoins temporaires qui sont gardés en mémoire pour la durée de la visite du site internet seulement.
• Témoins persistants: Ils sont gardés sur l’ordinateur jusqu’à ce qu’ils expirent et ils seront récupérés lors de la prochaine visite du site.

Certains témoins de connexion pourront être désactivés par défaut et les visiteurs pourront choisir d’activer ces fonctions ou non, lors de la consultation des sites internet de ExoWeb Inc.

Il est également possible d’activer et de désactiver l’utilisation des témoins de connexion en changeant les préférences dans les paramètres du navigateur utilisé.

• Autres moyens technologiques utilisés

ExoWeb Inc. recueille également des renseignements personnels par l’entremise de moyens technologiques comme des formulaires Web intégrés à un site internet contrôlé par ExoWeb Inc. (par exemple, son formulaire de contact, son formulaire d’adhésion pour devenir membre, son formulaire pour s’inscrire à l’infolettre et aux séminaires), des questionnaires accessibles en ligne sur ses plateformes et ses applications, ainsi que d’autres plateformes ou outils de formulaires (p. ex. Microsoft Forms).

Si ExoWeb Inc. recueille des renseignements personnels en offrant un produit ou un service technologique qui dispose de paramètres de confidentialité, ExoWeb Inc. doit s’assurer que ces paramètres offrent le plus haut niveau de confidentialité par défaut (les témoins de connexion ne sont pas visés).

5. 5. Conservation et destruction des renseignements personnels

Sauf si une durée minimale de conservation est requise par la loi ou la réglementation applicable, ExoWeb Inc. ne conservera les renseignements personnels que pour la durée nécessaire à la réalisation des fins pour lesquelles ils ont été collectés.

Les renseignements personnels utilisés par ExoWeb Inc. pour prendre une décision relative à une personne doivent être conservés durant une période d’au moins un an suivant la décision en question ou même sept années après la fin de l’année fiscale où la décision a été prise si celle-ci a des incidences fiscales, par exemple, les circonstances d’une fin d’emploi.

À la fin de la durée de conservation ou lorsque les renseignements personnels ne sont plus nécessaires, ExoWeb Inc. s’assurera :

1. De les détruire ou de les anonymiser (c’est-à-dire qu’ils ne permettent plus, de façon irréversible, d’identifier la personne et qu’il n’est plus possible d’établir un lien entre la personne et les renseignements personnels) pour les utiliser à des fins sérieuses et légitimes.

La destruction de renseignements par ExoWeb Inc. doit être faite de façon sécuritaire, afin d’assurer la protection de ces renseignements.

La présente section peut être complétée par toute politique ou procédure adoptée par ExoWeb Inc. concernant la conservation et destruction de renseignements personnels, le cas échéant. Veuillez contacter le responsable de la protection des renseignements personnels d’ExoWeb Inc. (indiqué dans la présente politique) pour en savoir davantage.

6. 6. Responsabilités d’ExoWeb Inc.

De manière générale, ExoWeb Inc. est responsable de la protection des renseignements personnels qu’elle détient.

Le responsable de la protection des renseignements personnels de ExoWeb Inc. est le président de l’organisation. Il ou elle doit, de façon générale, veiller à assurer le respect de la législation applicable concernant la protection des renseignements personnels. Le responsable doit approuver les politiques et pratiques encadrant la gouvernance des renseignements personnels. Plus particulièrement, cette personne est chargée de mettre en œuvre la présente politique et de veiller à ce qu’elle soit connue, comprise et appliquée.

Les membres du personnel de ExoWeb Inc. ayant accès à des renseignements personnels ou étant autrement impliqués dans la gestion de ceux-ci doivent en assurer leur protection et respecter la présente politique.

Les rôles et les responsabilités des employés de ExoWeb Inc. tout au long du cycle de vie des renseignements personnels peuvent être précisés par toute autre politique de ExoWeb Inc. à cet égard, le cas échéant.

7. 7. Sécurité des données

ExoWeb Inc. s’engage à mettre en place des mesures de sécurité raisonnables pour assurer la protection des renseignements personnels qu’elle gère. Les mesures de sécurité en place correspondent, entre autres, à la finalité, à la quantité, à la répartition, au support et à la sensibilité des renseignements. Ainsi, cela signifie qu’un renseignement pouvant être qualifié de sensible (voir la définition prévue à la section  2) devra faire l’objet de mesures de sécurité plus importantes et devra être mieux protégé. Notamment, et conformément à ce qui a été mentionné précédemment concernant l’accès limité aux renseignements personnels, ExoWeb Inc. doit mettre en place des mesures nécessaires pour imposer des contraintes aux droits d’utilisation de ses systèmes d’information de manière à ce que seuls les employés qui doivent y avoir accès soient autorisés à y accéder.

8. 8. Droits d’accès, de rectification et de retrait du consentement

Pour faire valoir ses droits d’accès, de rectification ou de retrait du consentement, la personne concernée doit soumettre une  demande écrite à cet effet au responsable de la protection des renseignements personnels de ExoWeb Inc., à l’adresse courriel indiquée à la section suivante.

Sous réserve de certaines restrictions légales, les personnes concernées peuvent demander l’accès à leurs renseignements personnels détenus par ExoWeb Inc. et en demander leur correction dans le cas où ils sont inexacts, incomplets ou équivoques. Elles peuvent également exiger la cessation de la diffusion d’un renseignement personnel qui les concerne ou que soit désindexé tout hyperlien rattaché à leur nom permettant d’accéder à ce renseignement par un moyen technologique, lorsque la diffusion de ce renseignement contrevient à la loi ou à une ordonnance judiciaire. Elles peuvent faire de même, ou encore exiger que l’hyperlien permettant d’accéder à ce renseignement soit réindexé, lorsque certaines conditions prévues par la loi sont réunies.

Le responsable de la protection des renseignements personnels de ExoWeb Inc. doit répondre par écrit à ces demandes dans les 30 jours de la date de réception de la demande. Tout refus doit être motivé et accompagné de la disposition légale justifiant le refus. Dans ces cas, la réponse doit indiquer les recours en vertu de la loi et le délai pour les exercer. Le responsable doit aider le requérant à comprendre le refus au besoin.

Sous réserve des restrictions légales et contractuelles applicables, les personnes concernées peuvent retirer leur consentement à la communication ou à l’utilisation des renseignements recueillis.

Elles peuvent également demander à ExoWeb Inc. quels sont les renseignements personnels recueillis auprès d’elle, les catégories de personnes chez ExoWeb Inc. qui y ont accès et leur durée de conservation.

9. 9. Processus de traitement des plaintes 

Réception

Toute personne qui souhaite formuler une plainte relative à l’application de la présente politique ou, plus généralement, à la protection de ses renseignements personnels par ExoWeb Inc., doit le faire par écrit en s’adressant au responsable de la protection des renseignements personnels de ExoWeb Inc., à l’adresse courriel indiquée à la section suivante.

L’individu devra indiquer son nom, ses coordonnées pour le joindre, incluant un numéro de téléphone, ainsi que l’objet et les motifs de sa plainte, en donnant suffisamment de détails pour que celle-ci puisse être évaluée par ExoWeb Inc. Si la plainte formulée n’est pas suffisamment précise, le responsable de la protection des renseignements personnels peut requérir toute information additionnelle qu’il juge nécessaire pour pouvoir évaluer la plainte.

Traitement

ExoWeb Inc. s’engage à traiter toute plainte reçue de façon confidentielle.

Dans les 30 jours suivant la réception de la plainte ou suivant la réception de tous les renseignements additionnels jugés nécessaires et requis par le responsable de la protection des renseignements personnels de ExoWeb Inc. pour pouvoir la traiter, ce dernier doit l’évaluer et formuler une réponse motivée écrite par courriel, au plaignant. Cette évaluation visera à déterminer si le traitement des renseignements personnels par ExoWeb Inc. est conforme à la présente politique, à toute autre politique et pratique en place au sein de l’organisation et à la législation ou réglementation applicable.

Dans le cas où la plainte ne peut être traitée dans ce délai, le plaignant doit être informé des motifs justifiant l’extension de délai, de l’état d’avancement du traitement de sa plainte et du délai raisonnable nécessaire pour pouvoir lui fournir une réponse définitive.

ExoWeb Inc. doit constituer un dossier distinct pour chacune des plaintes qui lui sont adressées. Chaque dossier contient la plainte, l’analyse et la documentation à l’appui de son évaluation, ainsi que la réponse envoyée à la personne à l’origine de la plainte.

Il est également possible de déposer une plainte auprès de la  Commission d’accès à l’information du Québec ou à tout autre organisme de surveillance en matière de protection des renseignements personnels responsable de l’application de la loi concernée par l’objet de la plainte.

Toutefois, ExoWeb Inc. invite toute personne intéressée à s’adresser d’abord à son responsable de la protection des renseignements personnels et à attendre la fin du processus de traitement par ExoWeb Inc.

10. 10. Approbation

La présente politique est approuvée par le responsable de la protection des renseignements personnels d’ExoWeb Inc., dont les coordonnées d’affaires sont indiquées au bas de cette page :

Pour toute demande, question, plainte ou commentaire dans le cadre de la présente politique, veuillez communiquer avec le responsable par courriel.
Nous ne traiterons pas les demandes par téléphone puisque toutes demandes sera traitée dans un dossier et nous pouvons conserver une copie des courriels.

11. 11. Publication et modifications

La présente politique est publiée sur le site internet de ExoWeb Inc., ainsi que sur tous les sites internet contrôlés et maintenus par ExoWeb Inc., auxquels s’applique la présente politique, et ce, relativement aux renseignements personnels qui y sont recueillis. Cette politique est également diffusée par tout moyen propre à atteindre les personnes concernées.

ExoWeb Inc. doit également faire de même pour toutes les modifications à la présente politique, lesquelles devront également faire l’objet d’un avis pour en informer les personnes concernées.

1. Information de contact : Responsable de la protection des renseignements personnels :

Si vous aviez des questions ou besoin d'informations supplémentaires ou faire valoir votre droit d'accès, d'opposition ou de retrait, vous pouvez nous contacter ici:

• ExoWeb Inc.
• 2330 Avenue Sainte-Anne
• Saint-Hyacinthe, Québec
• J2S 5H9
•  
• Courriel: hebergement@exoweb.ca
• Téléphone: 450.385.3969
• Sans frais: 1.866.806.3969
• Section Nous Contacter de notre site Web: https://www.exoweb.ca/contact

Vous pouvez communiquer par courriel à hebergement@exoweb.ca pour être en communication.

Le président de l'entreprise est le responsable de la protection des renseignements personnels en ligne.
Nous n'affichons pas son nom en ligne pour éviter qu'il soit récupéré par des robots (web scrapers) et fasse parti d'une liste. La protection des données commence par nous.
Si vous avez besoin de cette information il nous fera plaisir de vous la communiquer par courriel ou par téléphone.

1. Sécurité  

Les renseignements personnels que nous collectons sont conservés dans un environnement sécurisé.
Les personnes travaillant pour nous sont tenues de respecter la confidentialité de vos informations.

Pour assurer la sécurité de vos renseignements personnels, nous avons recours aux mesures suivantes :

• - Protocol SSL (Secure Sockets Layer)
• - Gestion des accès - personne autorisée et ou concernée
• - Identifiant / mot de passe sécuritaires et uniques comprenant plusieurs caractères aléatoires composé de minuscules, majuscules, chiffres et caractères spéciaux
• - Connexion multi facteur sur toutes nos interfaces
• - Encryptions des données sensibles (Cartes de crédit, mots de passe, etc...) Il nous est impossible de les restituer
• - Logiciel de surveillance du réseau
• - Serveurs dans des centres de données Canadiens à sécurité renforcée
• - Sauvegarde informatique / infonuagique
• - Développement de certificat numérique
• - Pare-feu (Firewalls)
• - Formations continue sur la sécurité et les nouvelles technologies

Nous nous engageons à maintenir un haut degré de confidentialité en intégrant les dernières innovations technologiques permettant d'assurer la confidentialité de vos transactions. Toutefois, comme aucun mécanisme n'offre une sécurité absolue, une part de risque est toujours présente lorsque l'on utilise Internet pour transmettre des renseignements personnels.

*Notes : Veuillez noter que l’emploi du genre masculin a pour but d’alléger la présente politique et d’en faciliter la lecture.  

Tableau des versions et des changements :

Annexe A

Relation avec ExoWeb Inc.	Type de renseignement personnel	Fin de la collecte / utilisations	Manière de recueillir les renseignements (moyens)
	L’une ou l’autre de ces informations, lorsqu’elles sont nécessaires:	Utilisés pour :	Peuvent être recueillis :
Clients	- Nom - Prénom - Nom de l'entreprise (si applicable) - Adresse postale - Code postal - Courriel - Numéro de téléphone - Renseignements bancaires  (lorsque nécessaire) - Numéro de carte de crédit  (Ils sont encryptés, irrécupérable et en sécurité) - Langue	- Établir et gérer les relations avec la clientèle (et obtenir un moyen de communication) - Créer un espace client unique - Fournir un service - Établir un propriétaire des services, il sera le seul à pouvoir apporter des modifications avec nos techniciens - Répondre à une demande de renseignement - Connaître la langue privilégiée de communication - Assurer le paiement des coûts liés aux services (Les informations comme le numéro de carte de crédit sont transmises de manière sécurisée à notre passerelle de paiement) - L’inscription à l’infolettre et aux promotions d'ExoWeb Inc. - Fournir des informations	- Via le formulaire de commande de notre espace membre lors de la création d'un compte client ou de l'achat d'un nouveau service - Via formulaires Web intégrés à un site internet contrôlé par ExoWeb Inc., de questionnaires accessibles en ligne sur ses plateformes et ses applications, ainsi que d’autres plateformes ou outils technologiques de formulaires. - Par courriel (directement ou par l’entremise d’un document ou autre type de formulaire joint) - Auprès de tiers (Agence Marketing, Référant, Développeur, etc...)
	- Adresse IP - Pages visitées et requêtes - Heure et jour de connexion	- Amélioration du service et accueil personnalisé - Statistique - Prévention de la fraude et du piratage	- En naviguant dans nos différentes plateforme (Espace client, Console d'administration, site Web exoweb.ca)
	- Preuve d'identité Exemple: Copie du permis de conduire	- Valider l'identité d'un client en cas de dernier recours si le client n'à plus accès aux différentes méthodes de validation régulières utilisées par ExoWeb.	- L'information peut être demandée par téléphone ou par courriel, le client devra envoyer une photo par courriel ou lien sécurisé. Le numéro d'identification et la photo figurant sur la pièce d'identité peuvent êtres masqués, seul le nom et l'adresse ont une importance pour la validation.
Candidats à l’emploi et employés	- Nom - Prénom - Numéro de téléphone - Adresse postale - Code postal - Courriel - Renseignements bancaires - Numéro d’assurance sociale - Date de naissance	- Assurer la gestion des communications avec le candidat ou l’employé - Assurer le fonctionnement du système de paie - Vérification du casier et des antécédents judiciaires d'un candidat si les fonctions du poste l'exige	- Par courriel - Par téléphone - Par l'obtention d'un curriculum vitae (CV) - En personne
Consultants	- Nom - Prénom - Nom de l'entreprise - Adresse postale - Code postal - Courriel - Numéro de téléphone - Renseignements bancaires	- Assurer la gestion des communications avec le consultant - Gérer la facturation avec le consultant	- Par courriel (directement ou par l’entremise d’un document joint: Word, PDF, etc.) - Par téléphone - En personne
Fournisseurs de services	- Nom - Prénom - Nom de l'entreprise - Adresse postale - Code postal - Courriel - Numéro de téléphone - Renseignements bancaires - Langue	- Assurer la gestion des mandats - Assurer le paiement des factures - Connaître les langues dans lesquelles ils peuvent fournir des services	- Via un formulaires Web intégrés à un site internet contrôlé par ExoWeb Inc. - Par courriel - Par téléphone
Partenaires	- Nom - Prénom - Nom de l'entreprise - Adresse postale - Code postal - Courriel - Numéro de téléphone - Renseignements bancaires (si nécessaire) - Langue	- Établir le partenariat (signature d’ententes de partenariats) - Assurer la collaboration	- Par courriel (directement ou par l’entremise d’un document ou autre type de formulaire joint) - Par téléphone